Olga is het hoofd van onze afdeling ‘kwaliteit & sustainability’ Een relatief nieuwe afdeling, maar sindsdien enorm gegroeid. Hoog tijd om met Olga te zitten en haar te vragen over haar werkzaamheden.
Ik kom uit Guatemala en ben daar opgegroeid, mijn ouders hadden daar een exportbedrijf in snijgroen. Op een gegeven moment ben ik naar Nederland verhuisd en ben ik aan de slag gegaan voor een bedrijf dat het snijgroen van mijn ouders importeerde. Daar begon ik in de logistiek. Ik sprak destijds de Nederlandse taal nog niet, maar ik wilde heel graag een baan bemachtigen die aansloot op mijn studie. Ik heb namelijk business en administration gestudeerd. Voor mij was het dus urgent dat ik Nederlands ging spreken. Dat is gelukt en niet veel later kreeg ik bij dat bedrijf een baan op de inkoopafdeling. Ik had hier veel contact met leveranciers uit Centraal-Amerika. Al snel merkte ik dat men het gemakkelijk vond om met mij contact te leggen, omdat ik, net zoals zij, Spaans spreek. Uiteindelijk kreeg ik de kans om door te groeien als inkoopster en de inkoop van het snijgroen te verzorgen. Ik heb tot 2012 bij dat bedrijf gewerkt, daarna ben ik bij Green Connect aan de slag gegaan als inkoopster Centraal-Amerika.
CERTIFICERINGEN
5 jaar lang heb ik het werk als inkoopster bij Green Connect met heel veel plezier gedaan. In deze periode ben ik ook gevraagd of ik naast mijn verantwoordelijkheden ook de zogeheten ISO- en andere milieu en sociale certificeringen wilde oppakken, omdat ik hier al wat ervaring in had. Toentertijd was Green-Connect nog niet heel groot en was het werk te overzien. We merkten al wel dat certificeringen steeds belangrijker werden, zeker toen Green Connect, Rose Connect en OZ-Import bij elkaar kwamen. De onderwerpen kwaliteit, duurzaamheid en corporate social responsibility werden zo belangrijk voor ons segment dat een aparte afdeling binnen het bedrijf werd opgericht, ik werd gevraagd om die afdeling te gaan leiden.
AFDELING KWALITEIT & DUURZAAMHEID
Sinds oktober 2017 was de afdeling kwaliteit & duurzaamheid met mij aan het hoofd, een feit. Ons takenpakket bestaat uit onder andere:
Adviseren over de juiste certificeringen:
Ten eerste monitoren we of onze kwekers op een duurzame manier hun producten telen. Ik adviseer, in overleg met inkoop, over de juiste certificeringen voor de kwekers. Er zijn heel veel verschillende certificeringen, per land kan het type certificering al verschillen. Het verkrijgen van een certificering kan aardig prijzig zijn, dus een goed advies is van groot belang.
Een belangrijke reden waarom certificeringen steeds belangrijk worden is omdat diverse deelnemers in de keten non-governmental organizations, meer eisen zijn gaan stellen. Zij willen voorkomen dat er bijvoorbeeld pesticiden gebruikt worden die het leven van bijen en andere insecten bedreigen of dat tijdens de teelt gebruikt gemaakt is van kinderarbeid. Producten die duurzaam worden geteeld hebben een grotere kans om gekocht te worden. Bovendien liggen er nu duidelijke deadlines bij de industrie. Er zijn bijvoorbeeld bedrijven die voor juni 2019 een bepaalde certificering moeten hebben. De certificaties bewijzen dat de teler een product heeft afgeleverd die veilig voor het milieu, dier en mens zijn.
Wij controleren de omstandigheden bij de kweker ook zelf wanneer we op reis gaan. Zeker wanneer ik ga: ik maak een inventarisatie en let op de omstandigheden van de werknemers en vraag of de kweker mij bepaalde aspecten wil laten zien. Op die manier kunnen wij onze klanten verzekeren dat de regels worden nageleefd. Ikzelf ga binnenkort met klanten bij de kwekers op bezoek. Waarschijnlijk gaan klanten bepaalde eisen aan de kwekers stellen op het gebied van certificeringen, ik zorg ervoor dat de afspraken die zij maken worden opgevolgd en dat de klanten redelijk blijven tegenover de kwekers.
Ons doel is om in 2020, 90% van onze producten gecertificeerd te krijgen volgens de standaarden van de FSI*. De kweker moet geïnformeerd en begeleid worden om bij de FSI een certificering aan te vragen en te behalen. Dat is een pittige klus, want over de hele organisatie gezien hebben we meer dan 600 leveranciers.
Vergunningen:
Ten tweede houd ik me bezig om de juiste vergunningen bij de douane te behalen. Des te sneller onze producten zijn ingevoerd, des te sneller de producten hier zijn en verkocht worden. Voor versproducten is een snelle afhandeling natuurlijk erg belangrijk. Ik zorg ervoor dat onze vergunningen altijd geldig zijn en dat de wet niet wordt overtreden zodat we geen boetes krijgen en risico lopen.
Bedrijfsprocedures:
Ten derde houd me bezig met de bedrijfsprocedures: hoe kunnen we deze efficiënter maken? Dit is niet alleen belangrijk voor mijn afdeling, maar voor het presteren van het hele bedrijf. Het is heel interessant, leuk en uitdagend om hierover na te denken en vorm te geven.
Kwaliteitscontrole:
Als laatste maar als 1 van de belangrijkste taken van de afdeling, is het bijhouden van de kwaliteit van onze producten. Toen we eind 2017 begonnen, hadden we een team van 5 kwaliteitscontroleurs. In de loop van een jaar is dit aantal bijna verdubbeld. Dat was ook nodig, want het was niet te doen om met 5 man alles te controleren. Alle bloemen en groen die binnenkomen worden namelijk gecontroleerd op kwaliteit en dat gebeurt op meerdere momenten: bij binnenkomst, op de band en wanneer de bloemen en groen in de voorraad komen te staan. We willen daarnaast ook meer gaan controleren wanneer de producten naar de klanten toegaan. We hebben heel veel producten, dus het is aardig wat werk. Mijn afdeling staat los van de logistiek. Wat betekent dat we kwaliteitscontroleurs in dienst hebben die zich 100% van de tijd bezig houden met de kwaliteit van de producten.
Van de gecontroleerde zendingen maken we een kwaliteitsrapport, daarin wordt alle informatie over de zending bijgehouden en verzameld. Wanneer een kwaliteitsprobleem naar voren komt zijn we hierdoor in staat om te traceren waar deze vandaan komt. Daarnaast kunnen meerdere afdeling van deze rapporten gebruikmaken. De verkoop kan bijvoorbeeld nog beter zorgen dat de juiste producten, aan de juiste klant, voor de juiste prijs verkocht worden. Door onze rapporten kunnen we ook in samenwerking met de inkopers, een terugkoppeling aan de kwekers geven, zodat zij betere producten kunnen telen en afleveren.
COMPETENTIE-UITWISSELING
De contacten met de kwekers wat betreft de kwaliteit zullen belangrijker worden, we willen onze kennersexpertise beter en meer met elkaar gaan delen. Een voorbeeld hiervan is dat kwaliteitsmedewerkers samen met inkopers op bezoek bij de kwekers gaan. Het idee is om de kwaliteitscontroleur tijdelijk bij een kweker te stationeren zodat de controleur ziet hoe het bij de kweker er aan toe gaat. Problemen wat betreft de kwaliteit van het product kunnen hierdoor al bij de bron gesignaleerd worden. Maar ook: stel je voor dat het niet mogelijk is om de kwaliteit van een product te verbeteren, dan kan onze kwaliteitscontroleur dit aan ons terugkoppelen en beredeneren waarom het niet mogelijk is.
VORMGEVEN VAN DE TOEKOMST
In de toekomst wil ik graag doorgroeien en samen met het managementteam ons bedrijf naar een hoger plan tillen. De afdeling kwaliteit & duurzaamheid is zo belangrijk want het betreft namelijk onze processen en de manier waarop het hele bedrijf werkt. De beslissingen die we maken zijn belangrijk voor de toekomst. Dat kan ik niet alleen en heb de ondersteuning nodig van ons managementteam om beslissingen te maken voor de toekomst.
*ISO-certificering: Kwaliteitsmanagement-norm
* FSI: Is een initiatief van verschillende bedrijven (waaronder de Dutch Flower Group) voor het verduurzamen van de internationale sierteeltketen
